Nos conseils pour passer en flex office

Publié le 17/04/2025

Passer au flex office, c’est dire adieu au bureau attitré et bonjour à plus de flexibilité ! Mais ce nouveau mode de travail peut être mal perçu s’il est mal préparé. Certains collaborateurs peuvent avoir du mal à se projeter sans un bureau attitré, redouter une perte de confort ou craindre une perte d’efficacité. Pour accompagner cette transition en douceur et éviter les frustrations, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place dès le départ :

Sondez vos collaborateurs : demandez-leur ce qui les enthousiasme ou les inquiète, ce dont ils auraient besoin pour bien travailler dans un environnement flexible, leurs suggestions ou encore leurs freins. En les impliquant dès le début, vous leur montrez qu’ils ont leur mot à dire, ce qui favorise une meilleure adhésion.
Prévoyez autant de postes de travail que de collaborateurs, même si en réalité il n'y aura jamais tout le monde. Cela peut sembler contre-intuitif, mais rassurera les personnes les plus attachées à leur espace personnel. Avoir la certitude qu’il y aura toujours un bureau disponible leur permet de mieux accepter l’idée du changement et de se sentir inclus dans cette nouvelle organisation.
Repensez l’organisation de vos espaces : il est important de ne pas créer une simple salle ouverte avec des postes aléatoires, mais de penser en fonction des usages réels. Prévoyez des zones de brainstorming, des coins détentes ou lounges pour les pauses et les échanges informels, des salles ou espaces pour les réunions et appels. Cette diversité permet à chacun de choisir son environnement de travail selon ses besoins du moment, et favorise une meilleure qualité de vie au bureau.
Proposez à chacun un casier fermé pour ranger ses affaires personnelles à la fin de la journée. Le fait de pouvoir sécuriser ses objets permet de réduire la sensation de perte de repères liée à l’absence de bureau individuel. Pour aller plus loin, mettez à disposition des bureaux nomades, qui apportent une touche de couleur et facilitent le transport des affaires professionnelles et personnelles d’un poste à l’autre. Choisissez un casier interne aux couleurs de l'entreprise ou bien, pour les impliquer, faites-leur choisir la couleur qu'ils préfèrent.
Assurez-vous que tout le monde puisse travailler dans de bonnes conditions techniques. Cela passe par un réseau wifi stable et puissant, un cloud partagé avec suffisamment d’espace, des ordinateurs bien configurés et régulièrement mis à jour. Vous pouvez aussi envisager quelques éléments de domotique, à condition qu’ils restent simples à utiliser.
Mettez en place des règles collectives claires pour faciliter le vivre-ensemble. Vous pouvez les formaliser via l’intranet, des emails ou des affiches dans les différents espaces. Pour qu’elles soient mieux respectées, adaptez-les selon les zones (espace calme, salle de réunion, coin détente…) et n’hésitez pas à y ajouter une touche d’humour pour détendre l’atmosphère tout en faisant passer le message.
Enfin, choisissez du mobilier pratique et adaptable : des rangements sur roulettes, des meubles légers, pliables ou empilables… Tout ce qui permet de réorganiser facilement un espace selon les besoins du moment est bienvenu. Cela aide les collaborateurs à se sentir plus libres dans leur manière d’occuper les lieux et à s’approprier le fonctionnement du flex office.

Adopter le flex office, ce n’est pas juste une question d’aménagement : c’est une nouvelle manière de penser l’espace et le travail au quotidien. En impliquant les équipes, en anticipant les besoins et en misant sur des solutions simples et bien pensées, cette transition peut se faire sereinement. Avec quelques ajustements et des accessoires bien choisis, chacun peut retrouver ses repères et se sentir à l’aise, même sans bureau attitré.

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