Comment gérer et classer ses emails ?

Publié le 22/01/2025

Saviez-vous qu’en 2024 en France, une personne recevait en moyenne 33 mails par jour ?

Nous sommes d’accord, impossible de tous les lire. Que ce soit côté personnel avec des newsletters et des publicités, ou côté professionnel avec des réunions, des tâches à faire et j’en passe, on est vite submergés.

Pourtant, il existe une solution tellement simple qu’on l’oublie : trier ses mails.

1- Faire un premier tri rapide

Tout d’abord, il faut séparer les mails qui vous intéressent des autres. Prenez dans la journée un peu de temps, et passez rapidement en revue (en lisant seulement l’objet pour être efficace) tous vos mails : laissez les mails importants et supprimez toutes les publicités et spams. Cela facilitera votre lecture et votre tri par la suite, vous gagnerez donc beaucoup de temps.

2- Traiter ce qui demande peu de temps

Lorsque vous aurez fini votre tri général, vous allez surement remarquer que certains mails peuvent avoir une réponse immédiate qui vous demandera moins de 2 minutes alors que d’autres vous prendront plus de temps. Profitez-en pour répondre à ces petits mails du style une petite question, un besoin de confirmation, une information… et archivez-les ensuite, si vous n’en avez plus besoin. Cela vous libèrera de l’espace dans votre boîte mail et vous permettra de bien trier vos mails importants dans l’étape suivante.

3- Séparer l’important du reste

Maintenant que vous n’avez plus que vos mails importants, il est temps de les trier par catégories ! Ils n’ont pas tous besoin d’être traités de la même manière, alors séparez-les (en fonction de ce dont vous avez besoin) par thématiques :

Le degré d’importance : « urgent », « important »…
Le temps nécessaire ou le degré de concentration : « très long », « rapide »…
Les actions requises : « recherches », « en attente de réponse »…
Les états d’avancement : « en attente », « en cours », « à faire », « fait »…

4- Classer par catégorie

Une fois vos mails traités sortez-les de votre boîte de réception pour les ranger dans le dossier qui correspond. C’est très satisfaisant et vous y verrez plus clair. Plus le classement que vous choisirez est simple plus il sera facile à utiliser. Voilà quelques idées de dossiers :

Les types de mails : « facture », « réunions », « accusés de réception »…
Les contacts : « NOM-prénom »
Les types de projets : « vacances », « enfants », « impôts »…

5- Être plus efficace

Pour vous comme pour ceux qui reçoivent vos mails, il est préférable de les lire lorsqu’ils vont à l’essentiel. Pour cela, il faut :

Écrire un objet concis et clair afin que le destinataire comprenne directement le sujet.
Rédiger de préférence sur une seule page afin de faciliter la lecture, sinon vous aurez beaucoup moins de chance d’être lu(e).
Une petite phrase de réponse suffira si vous répondez à un proche, pas besoin de rédiger sous forme professionnelle.
Si vous envoyez souvent les mêmes mails, préparez vous des templates afin de gagner du temps.

6- Trier les pièces jointes

Si vous vous retrouvez souvent avez des pièces jointes que vous devez garder, classez-les également dans des fichiers par thème et par date. Par exemple, si tous les mois vous recevez une facture importante et que vous préférez les garder sur votre boîte mail plutôt que sur votre ordinateur, créez un fichier « factures » avec des sous dossiers classés par année et/ou par mois. Présentez-les du type : JJ-MM-AAAA et votre ordinateur les triera automatiquement par ordre chronologique.

Que ce soit pour les factures ou tous les dossiers que vous créerez, nommez-les intelligemment afin qu’il y ait une arborescence et que vous retrouviez plus rapidement et facilement vos mails et documents.

Gérer ses mails, c’est comme vider le lave-vaisselle : ce n’est jamais super excitant, mais une fois que c’est fait, on respire mieux. Alors, retroussez vos manches et promis, plus besoin de paniquer en voyant ce fameux « 999+ non lus » !